Mit dem VARIO Werkstatt-Modul haben Sie als Unternehmer, der instand setzt und Dienste im Service-Bereich anbietet, die ideale Lösung in Ihrer Warenwirtschaft eingegliedert. Das Veranschlagen von Aufwänden, die Erbringung von Ersatzteilen, die Annahme von Asset & Reparatur, die Verwaltung von Asset und die Abwicklung von Garantien sind nur eine kleine Auswahl von Potential, die dieses Modul bietet.
Die Apparate und Maschinen, für die Sie als Unternehmer Service-Dienste anbieten, heißen Assets, Für jedes einzelne Asset kann in VARIO exakte Info abgespeichert werden. Wie zum Beispiel IMEI, Seriennr., Dauer der Gewährleistung, Zuordnung zu Produkten & Absprachen. Die Assetverwaltung der Werkstatt-Sofware legt fest was wie und wo in Rechnung gestellt wird – betreffend der jeweiligen Dienstleistung. Auch ist es möglich, weitere relevante Notizen und sogar Bilder zu deponieren. Zu jedem einzelnen Asset zeigt Ihnen der Werdegang alle bedeutsamen Informationen an. Unter anderem vorher durchgeführte Reparaturen, Abmachungen über Wartungen, benötigte Stoffe. Sie können zudem – sobald Sie ein Produkt aus der Warenwirtschaft veräußern – sofort ein Asset dazu abspeichern. Das bedeutet, das diese Assets exakt dem jeweiligen Klientel zugewiesen wird. Alle relevanten Daten und Infos für die geweiligen Assets können wunderbar und praktisch angelegt und gepflegt werden. Dafür sorgen die Unmengen an leeren Feldern in der VARIO Werkstatt-Software.
In den Grundangaben der Werkstatt-Order werden alle wichtigen Daten und Infos zu einem Werkstatt-Prozess abgespeichert. Es können aktuelle Order für Ihre Klientel anlegen oder bereits existierende Order korrigieren. Es ist möglich, verschiedenste Informationen zu diesem Vorgang, dieser Order, anzulegen: Kostenberechnungen, Zeitpunkt der Fertigstellung der Reparatur und der Abholung, bzw. des Rücktransportes. Damit die Administration anschaulich, deutlich sowie geordnet ist, ist es wichtig, dass jede Werkstatt-Order von einem kompetenten Mitarbeiter bearbeitet wird und ein entsprechendes Asset besitzt. Wenn das Asset schon zu einem Klienten gehört, geht es vollautomatisch, dass beim Laden die Angaben des Klienten in die Werkstatt-Order aufgenommen werden. Praktischerweise gibt VARIO Ihnen einen Hinweis, falls zu dem jeweiligen Asset bereits eine Werkstatt-Order besteht. Somit kommt es nicht zu mehrfachen Ordern und Aufträgen. Mehrteilige Order setzen sich oft aus diversen Unteraufträgen zusammen. Natürlich können diese auch separat bilanziert und in Rechnung gestellt werden. Mit einem Hinschauen lässt sich dann ersehen, wie weit die Order gerade ist, in welchem Stadium – dieses geht aufgrund der 3 Statusfelder.
Sie können diverse Werkstatt-Auftragsarten in der Werkstatt-Verwaltung von VARIO anlegen. Typische Kunden-Order sind das üblichste. Aber natürlich kann es auch vorkommen, dass Sie einen Spontan-Termin anlegen müssen. Das wird gemacht, wenn der Kunde schon den Zeitpunkt der Reparatur absprechen möchte, aber das Asset noch nicht vorrätig ist. Selbst das Anlegen dieser Termine ist machbar mit dem VARIO Werkstatt-Terminplaner. Auch ist es möglich, Kostenvoranschläge zu administrieren. Diese Art der Order merkt keine betroffenen Güter und Teile vor. Wenn zum Beispiel das Lager gefegt oder Unrat entfernt wird oder auch andere, ähnliche Hauswart-Aufgaben auszuüben sind, kann das als „Interne Arbeiten“ angegeben und gespeichert werden. Ein Asset ist dabei nicht notwendig und nicht möglich. Auf jeden Fall können Sie mit VARIO diese Art von Aufgaben in den Werkstattplaner einbauen.
Es gibt diverse Abrechnungsarten. Mit diesen ist es möglich, ganz präzise den finanziellen Aufwand der Werkstatt-Order zuzuweisen und in Rechnung zu stellen. Denn es ist ganz entscheidend, wer den Aufwand übernimmt – Sie selber, der Kunde, der Erzeuger (Gewährleistung). Besteht eine Wertgarantie, übernimmt der Endkunde erst mal die Kosten, später macht das die Wertgarantie. Das Liefern der reparierten Ware erfolgt an den Händler – zum Beispiel. Mit der Buchungsmatrix können Sie die Verteilung der Kosten spalten und anschließend die richtigen Konten in der Fibu registrieren. Sie können kleine Artikel – wie zum Beispiel Nägel usw. – gänzlich bilanzieren. Dies geschieht zusätzlich stimmig in der Finanzbuchhaltung.
In den Werkstatt-Ordern sind diverse Positionsarten enthalten. Bestandsartikel sind Waren, die eine Montage voraussetzen. Dafür werden Artikel aus dem Werkstatt-Lager in das Werkstatt-Einbaulager umgeschichtet. Sollten in Ihrem Unternehmen beide Lager in einem sein, ist es möglich, den entsprechenden Artikel umgehend zu installieren. Anzahl & Seriennummer werden registriert. Güter aus dem Greiflager (Kleinteile) werden aber von den Mitarbeitern automatisch aus dem Lager auf einen Platz der Werkstatt-Order befördert – das passiert via Scannen der Order-Nummer. Die Dauer für die jeweilige Reparatur wird mit Unterstützung von Dienstleistungspositionen gebucht. Das kann für existierende Dienstleistungspositionen händisch über „Neuer Zeiteintrag“ fertig gestellt werden – zusätzlich zu der Gelegenheit der Arbeitszeiterfassung via Barcode-Scan – der Technikerkarte über den Auftragsscanner. Sogar gänzlich oder pro Zeitabschnitt ist es möglich, Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Insofern können Sie von selbst einen Kostenüberschlag liefern.
Ganz bequem können Sie Werkstoffe & Zeiten mit dem Scanner registrieren. Via auf der Auftragskarte angehörigen Barcodes. Außerdem: Jeder Techniker besitzt einen präzisen Code. Damit können alle ausgeführten Arbeitsschritte minutiös den jeweiligen Orderpositionen zugeordnet werden. Und der Techniker braucht selbst keine Einsicht auf die VARIO Software. Wenn Sie und/oder Ihre Mitarbeiter Werkstoffe aus dem Bestand entfernen, wird auch das im Detail in der VARIO Verwaltungssoftware notiert, außderdem werden alle Veränderungen im Lager aufgezeichnet und der Vorrat von selbst erneuert. Fazit: Haben Sie Barcodes auf Ihren Werkstattkarten, ist es ein leichtes, die Zeit und Werkstoffe flott zu registieren.
In der Werkstatt-Software von VARIO ist es möglich, Fremdleistungen zu führen. Fremdleistungen kommen von außerhalb gelegenen Firmen und finden entweder in Ihrem Unternehmen statt oder auch in der Fremdfirma. Ob die externe Firma ihre eigentliche Leistung berechnet oder Zusatzkosten in Rechnung stellt – all das wird in VARIO berücksichtigt und bilanziert. Wenn ein Asset von einem Fremd-Dienstleister wieder instand gesetzt werden muss, erstellt VARIO von selbst einen Fremdreparatur-Lieferschein. In diesem stehen alle Daten und Infos für die Fremd-Firma. Sie haben einen Hauptauftrag und können immer wieder neue Unteraufträge anordnen. Zusätzlich ist es möglich, eine Hauptorder aufzuteilen – mit gesonderten Posten legen Sie einen aktuellen Unterauftrag an oder übertragen diese auf einen bereits existierenden Unterauftrag. Alle Posten in der VARIO Werkstatt-Verwaltung sind in diversen Farben gekennzeichnet – das sorgt für eine transparente Ansicht.
Mit dem VARIO Werkstattplaner ist es möglich, Aufträge, Meetings etc. ideal zu organisieren. Der Werkstattplaner verschafft Ihnen Einsicht über Termine, Einsätze, Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter und der Werkstatt. Auch Lieferungen von Assets und deren Abholungen sind hier ersichtlich. Ein effektives Organisieren bezüglich Ihrer Werkstatt-Auslastung und -Nutzung ist machbar durch das Eintragen von Zeiten der Arbeiten, An- und Abwesenheiten und der Pausen. VARIO bietet einen eingebauten Werkstatt-Termin-Assistenten, den Sie für aktuelle Termine anwenden können. Oder Sie ziehen neue Termine für noch nicht erledigte Order unkomplizert via Drag & Drop in den Kalender. Alles können Sie mit dem intelligenten Farb- und Größensystem auf Anhieb erkennen – die Zeiten der Mitarbeiter und Techniker (Anwesenheit, Abwesenheit, eingeplante Zeit für gewisse Arbeiten; ob es möglich ist, diese in dem jeweiligen Zeitfenster auszuführen usw.). Und es gibt Zeichen, die Sie wegen eventuellen Terminschwierigkeiten und -problemen alarmieren. Auch zeigen diese Symbole an, ob zusätzliche Unteraufträge zu dieser Zeit existieren.
Unsere ausführliche Werkstattsoftware ist attraktiv für Sie? Dann führen wir sie Ihnen sehr gerne vor – in einer Gratis-Onlinevorführung zeigen wir Ihnen VARIO Warenwirtschaft mit integriertem Werkstattprogramm. Dabei entdecken Sie die Effizienz der Verwaltungssoftware mit digitalem Werkstatt-Planer.
